PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI

 

1.      PENGERTIAN PERUBAHAN  DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Definisi  perubahan  menurut  para  ahli: 

A.   CATEORA  (MGH)

Perubahan  adalah  hasil  suatu  masyarakat  yang  mencari  cara  memecahkan masalah  yang  diciptakan  oleh  perubahan  dalam  lingkungannya.

B.   RUSSEL  SWANBURG

Perubahan  merupakan  kunci  inovasi  dan  kunci  yang  akan  datang,  yang dasarnya  adalah  teori  perubahan. 

Definisi  perkembangan  menurut  para  ahli:

Perkembangan  merupakan  serangkaian  perubahan  progresif  yang  terjadi  sebagai  akibat  dari proses  kematangan  dan  pengalaman  dan  terdiri  atas  serangkaian  perubahan  yang  bersifat kualitatif  dan  kuantitatif  ( E.B. Harlock ).  Dimaksudkan  bahwa  perkembangan  merupakan proses  perubahan  individu  yang  terjadi  dari  kematangan  (kemampuan  seseorang  sesuai  usia  normal)  dan  pengalaman  yang  merupakan  interaksi  antara  individu  dengan  lingkungan  sekitar  yang  menyebabkan  perubahan  kualitatif  dan  kuantitatif  ( dapat  diukur) yang  menyebabkan  perubahan  pada  diri  individu  tersebut.

Perkembangan  mengandung  makna  adanya  pemunculan  sifat-sifat  yang  baru,  yang  berbeda dari  sebelumnya  ( Kasiram, 1983 : 23),  menandung  arti  bahwa  perkembangan  merupakan peubahan  sifat  individu  menuju  kesempurnaan  yang  merupakan  penyempurnaan  dari  sifat-sifat  sebelumnya.

2.      LANGKAH-LANGKAH PERUBAHAN ORGANISASI

Dikaitkan dengan konsep ‘globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change. Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan.
Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif. Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi.

Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut., yaitu, Kondisi Ketenagakerjaan, Economic Shocks, Kecenderungan sosial, Tekhnologi, Kompetisi dan Kondisi Politik.
 

Masalah dalam perubahan

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun dan lain sebagainya.
 

Sumber Penolakan atas Perubahan

Untuk keperluan analitis, dapat dikategorikan sumber penolakan atas perubahan, menurut Stephen P. Robbins, yaitu penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau organisasional.

Resistensi Individual, Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan :

• KEBIASAAN, merupakan pola tingkah laku yang kita tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita. Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan. Begitu terus kita lakukan sehingga terbentuk satu pola kehidupan sehari-hari. Jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan tadi maka muncul mekanisme diri.
• RASA AMAN, kondisi sekarang sudah memberikan rasa aman, dan karyawan memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Mengubah cara kerja padat karya ke padat modal memunculkan rasa tidak aman bagi para pegawai.
• FAKTOR EKONOMI, Faktor lain sebagai sumber penolakan atas perubahan adalah soal menurun-nya pendapatan.TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak pastian dan keragu-raguan. Kalau kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti, maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan.
• PERSEPSI, cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap. Dimana karyawan merasa program perusahaan adalah bentuk kesewenang-wenangan, sehingga menimbulkan sikap negatif.

Tahapan Manajemen Perubahan

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapan. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal).
Untuk manajemen perubahan adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

• Tahap 1, tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.
• Tahap 2, tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.,
• Tahap 3, tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah.
• Tahap 4, tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Dimana Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Taktik Mengatasi Penolakan Atas Perubahan

Dalam hal ini Manajemen menggunakan beberapa taktik guna mengatasi penolakan atas program perusahaan, berdasarkan pendapat dari Coch dan French Jr. mengusulkan ada beberapa taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan, yaitu :

1. Pendidikan dan Komunikasi. Bahwa Manajemen memberikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua karyawan.
2. Partisipasi. Manajemen mengajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator.
3. Memberikan kemudahan dan dukungan. Manajemen memberikan suatu bentuk konseling kepada karyawan yang mengalami ketakutan atas terjadinya perubahan
4. Negosiasi. Manajemen memberikan alternatif solusi kepada karyawan.
5. Paksaan. Manajemen menggunakan Taktik terakhir adalah paksaan.

3.      PERENCANAAN STRATEGI PENGEMBANGAN ORGANISASI

Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai teknik analisis bisnis dapat dgunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory).

Perencanaan Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 )

Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).

Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen perubahan, hal ini telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965; Anthony,1965; Lorange, 1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan, bahwa strategic planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses dari inovasi dan mengubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan

 4.      IMPLIKASI MANAJERIAL PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Organisasi selayaknya selalu mengantisipasi kebutuhan untuk memperbarui proses bisnis dan informasinya di dalam era lingkungan bisnis yang dinamis ini. Perubahan dalam arti yang luas merupakan suatu respon yang terencana maupun yang tak terencana untuk menghadapi berbagai macam tekanan dan kekuatan. Kebutuhan untuk berubah saat ini telah menjadi suatu titik keseimbangan atau suatu norma. Ini adalah tantangan bagi tim manajemen perubahan.

Mengelola perubahan tidak bisa disepelekan dan harus dipertimbangkan ketika mendefinisikan, mengembangkan, melaksanakan, dan mengevaluasi cara-cara baru dalam melakukan sesuatu. Manajemen Perubahan adalah sebuah proses yang panjang dan membosankan. Meskipun banyak perubahan dapat direncanakan dan diantisipasi, seringkali perubahan juga membawa akibat dan implikasi yang tak terantisipasi, dan bahkan yang tidak diinginkan. Perubahan sistem politik, ekonomi, teknologi, dan preferensi masyarakat selama 10 tahun terakhir telah memberikan banyak bukti kepada dunia kita yang dinamis ini. Sebagai penulis fiksi ilmiah Isaac Asimov pernah menjelaskan:

Lebih mudah untuk memprediksikan mobil daripada kemacetan lalu lintas, bom atom daripada kebuntuan nuklir, pil pengontrol kelahiran daripada kemerdekaan perempuan. Dengan kata lain, perjalanan kemajuan teknologi adalah sesuatu yang tak dapat ditawar, dan sampai batas tertentu, masih bisa diprediksikan. Tapi konsekuensi yang dihasilkan organisasi korporasi dan manajerial perusahaan adalah sesuatu yang jauh lebih sulit untuk dibayangkan.

Beberapa individu atau organisasi bertahan dan melanjutkan perubahan hingga orang-orang yang terlibat dengan perubahan pada akhirnya menunjukan resistensinya. Masalah dengan sikap yang reaktif ini adalah bahwa pada saat reaksi negatif ditunjukkan, biasanya sudah terlambat untuk melakukan sesuatu berkaitan dengan penolakan itu. Mereka yang mengembangkan dan mengimplementasikan solusi bisnis yang inovatif harus memahami dampak dari perubahan terhadap perilaku manusia dan prinsip-prinsip untuk mengelola perubahan.

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_strategis

http://muhamadfauziali.wordpress.com/2013/04/23/pertemuan-11-12-perubahan-dan-pengembangan-organisasi/

 

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

DEFINISI

Istilah “komunikasi” mempunyai banyak arti. Bagi orang awam, mungkin akan diartikan sebagai alat atau media pengirim informasi; seperti misalnya; telepon, telegram, atau televisi. Sedangkan bagi orang lain yang bekerja dalam organisasi, istilah komunikasi dapat juga diartikan sebagai saluran komunikasi dalam organisasi; seperti misalnya: komunikasi formal melalui rantai komando, komunikasi informal, kontak saran, atau prosedur penyelesaian konflik.

Sebenarnya kalau ditelusuri, istilah “komunikasi” ini berasal dari bahasa Latin; yaitu dari kata “communis”;yang berarti “sama”(common). Ika kita akan mengkomunikasikan suatu idea atau gagasan, maka kita harus menetapkan terlebih dahulu suatu dasar titik-temu yang sama” untuk mencapai suatu pemahaman atau pengertian. Dengan dasar Flippo²)  mendefinisikan komunikasi sebagai suatu tindakan mendorong pihak lain untuk menginterpretasikan suatu idea dalam suatu cara yang diinginkan oleh pembicara atau penulis.

Definisi dan Flipo ini; dan juga kebanyakan definisi yang diajukan penulis-penulis di bidang komunikasi; termasuk definisi yang sempit lingkupnya, karena hanya membatasi pada aspek manusia saja dan bersifat satu arah. Definisi yang lebih luas diajukan oleh Sikula³) yang memandang komunikasi sebagai suatu proses pengiriman informasi, arti, dan pengertian dari seseorang, tempat, atau sesuatu lain. Meskipun masih banyak alternatif definisi yang lain, definisi yang sederhana dan singkat dari Sirkula ini mengandung unsur-unsur kunci yang lain, definisi yang sederhana dan singkat dari Sirkula ini mnegandung unsur-unsur kunci yang selalu ditekankan dalam setiap definisi yang baik mengenai komunikasi.

Ada tiga unsur utama dari definisi komunikasi yang luas dan komperhensif  yaitu : (1) Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses, (2) pengiriman informasi, arti, dan pengertian, dan (3) mencakup aspek manusia dan bukan manusia.

1.      Komunikasi Harus Dipandang Sebagai Suatu Proses.

Ini berarti bahwa komunikasi merupakan suatu aliran yang melalui serangkaian atau urutan beberapa tahap atau langkah, bukan suatu kejadian atau peristiwa yang tersendiri. Mengidentifisir komunikasi sebagai suatu proses, menambah dimensi perubahan dalam pengertiannya. Dalam bahasa inggris istilah “communication” sering diganti dengan “communicating” untuk menekankan pengertian komunikasi sebagai rangkaian tahap-tahap yang bersifat dinamis daripada bersifat statis. Rangkaian tahap-tahap dalam komunikasi akan dibicarakan lebih lanjut dalam pembahasan mengenai masalah model proses komunikasi dalam bab II.

2.      Pengiriman Informasi, Arti, dan Pengertian.

Unsur kedua dari definisi komunikasi yang memadai adalah “pengiriman informasi, arti, dan pengertian”. Pengiriman informasi ini sendiri sebenarnya bukanlah komunikasi, karena komunikasi merupakan suatu proses dua arah. bukan satu arah. Informasi tidak hanya dikirimkan begitu saja, tetapi harus diterima dan dimengerti. Seperti telah diutarakan dimuka, bila informasi dikirimkan dan diterima tetapi tidak tercapai. Pada saat arti dan pengertian dirubah menjadi informasi, maka penerimaan dan penafsiran terhadap pesan-pesan komunikasi dapat dikatakan telah terjadi. Bila informasi dikirimkan oleh suatu pihak dan tidak diterima oleh pihak lain yang menjadi sasaran komunikasi; atau diterima tetapi tidak ditafsiran secara tepat; maka  terjadilah apa yang disebut “miskomunikasi”. Hambatan-hambatan dalam komunikasi; yang menjadi penyebab terjadinya mis-komunikasi ini; akan dibicarakan secara tersendiri dalam bab VI.

3.      Mencakup Aspek Manusia dan Bukan Manusia.

Unsur   ketiga dari suatu definisi yang lengkap harus mencakup aspek manusia dan bukan manusia. Banyak pembahasan mengenai proses komunikasi membatasi hanya pada interaksi antar manusia dimana hanya manusia saja yang berperan sebagai pihak pengirim (encoders) dan penerima (decoders)informasi dapat merupakan obyek yang hidup atau bernyawa maupun benda mati.

MODEL PROSES ORGANISASI

1.      Tahap ideasi.

Tahap pertama dalam suatu proses komunikasi adalah ideasi (ideation), yaitu proses pencipataan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.

2.      Tahap encoding.

Dalam tahap encoding ini, gagasan atau informasi disusun dalam serangkain bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan. Simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata (lisan maupun tertulis), gambar (poster atau grafik), atau tindakan.

3.      Tahap pengiriman.

Tahap ketiga adalah pengiriman (transmitting) gagasan atau pesan-pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan  berbicara, menulis, menggambar, dan bertindak. Saluran yang dilalui pesan-pesan disebut media komunikasi. saluran  dan media komunikasinya dapat berbentuk lisan (telepon, temu-muka langsung) atau tertulis (papan pengumuman dan poster, buku pedoman); mengalir kebawah (memo dan instruksi tertulis), keatas (kotak saran; grievance prosedure, laporan prestasi kerja), atau ke samping (panitia, pertemuan antar departemen); formal (diskripsi jabatan dan prosedur kerja, konferensi) atau informal (ngobrol makan siang di kafetaria perusahaan); dan aliran satu arah (laporan tahunan yang dipublikasikan) atau dua arah (konferensi, wawancara pemutusan hubungan kerja).

4.      Tahap Penerimaan.

Setelah pesan dikirimkan melalui media komunikasi, maka diterima oleh komunikan. Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya. Jika informasi atau pesan berbentuk komunikasi lisan, maka seringkali kegagalan dalam mendengarkan dan berkonsentrasi mengakibatkan hilangnya pesan-pesan tersebut.

5.      Tahap Encoding.

Tahap kelima adalah encoding di mana pesan-pesan yang diterima diinterprestaikan, dibaca, diartikan, dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui suatu proses berpikir. Pikiran manusia, sistem memori mekanis, instink binatang, dan proses berpikir lainnya berfungsi sebagai mekanisme decoding. Dalam tahap decoding ini dapat terjadi ketidaksesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau idea yang di”encoding” oleh komunikator dikarenakan adanya hambatan teknis, dan lebih-lebih adanya perbedaan persepsi antara komunikator dan persepsi komunikan dalam hal arti kata atau semantik.

6.      Tahap tindakan.

Tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap pesan-pesan yang diterimanya merupakan tahap terakhir dalam suatu proses komunikasi. Dalam tahap ini, respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan komunikator menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka dapat dikatakan telah terjadi komunikasi yang efektif.

Sumber :

http://vannynaa.wordpress.com/2013/11/27/tugas-softskill-komunikasi-dalam-organisasi/

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi